Информирование
ВНУТРЕННЯЯ ИНСТРУКЦИЯ КОМПАНИИ
СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
1 ЦЕЛЬ И ДЕЙСТВИЕ
Целью настоящего предписания является установление прав и обязанностей в соответствии с Законом озащите информаторов № 171/2023 Сборника законов (далее - "Закон").
Настоящее предписание действует в компании VITAR, s. r. o. с местонахождением по адресу: проспект Томаша Бати, 385, Лоуки, 736 02 Злин, идентификационный номер: 00566632, внесенной в Торговый реестр, который ведется Краевым судом города Брно, раздел С, вкладыш 189 (далее - "Компания"), которая, являясь обязанным субъектом, внедряет систему внутреннего информирования в соответствии с Законом и принимает на себя ответственность за выполнение обязательств в соответствии с § 9 Закона.
2 ТЕРМИНОЛОГИЯ
Под информированием понимают механизм внутренних и внешних каналов для подачи сообщения о противоправном или неэтичном поведении в рамках организаций государственного и приватного сектора, целью которого является предупреждение негативных последствий, связанных с таким поведением, в частности, нарушений и/или создания угроз интересам общества, и одновременно систему расследования поданных сообщений, которая включает меры по эффективной внутренней и внешней защите информаторов, в том числе запрет на применение ответных мер и санкций за нарушение этого запрета.
3 ПРЕДМЕТ ДОКУМЕНТА
3.1. Информатор
Информатор (whistleblower) — физическое лицо, которое подает сообщение и которому в связи с этим предоставляется соответствующая правовая и иная связанная с этим защита.
Информатором может быть лицо, которое выполняет для Компании работу на основании трудового договора или соглашения о выполнении работы.
Компании запрещается предпринимать какие-либо ответные меры в любой форме в отношении информатора (например, отстранение от должности, увольнение, понижение в должности, снижение заработной платы и т. д.), а также угрозы об ответных мерах и попытки их применения. Защита от применения ответных мер распространяется также на лиц из близкого окружения информатора и на иных лиц, установленных Законом.
Компания обязана обеспечить конфиденциальность личности сообщающего лица, а также лиц, упомянутых в сообщение (принцип анонимности). Исключением является передача информации органам государственной власти, о чем информатор должен быть заранее уведомлен в письменной форме.
При подаче заведомо ложного сообщения информатор не защищен от применения ответных мер. В случае подачи заведомо ложного сообщения информатор совершает правонарушение, за которое на него может быть наложен штраф в размере до 50 000 чешских крон в рамках производства о правонарушении (§ 23 Закона).
3.2. Обязанный субъект
Компания внедряет внутренний механизм для информирования о неправомерных действиях, который является прозрачным, организационно и технически защищенным, а также внутреннюю конфиденциальную систему. Целью является надлежащее и объективное расследование сообщения, а также соблюдение формальных требований, в частности, строгое обеспечение конфиденциальности сообщения и защита данных о личности информатора и третьих лиц.
3.3. Сообщение
Сообщение должно содержать информацию о возможном противоправном деянии, которое произошло или может быть совершено в отношении лица, для которого информатор выполняет работу, содержащем признаки уголовного преступления, признаки проступка, за который предусмотрен законом штраф с установленным верхним пределом не менее 100 000 чешских крон и который нарушает Закон или иной нормативно-правовой акт или предписание Европейского Союза.
Сообщение может быть подано посредством:
(a) системы внутреннего информирования Компании или
b) подачи Министерству юстиции Чешской Республики.
Разглашение возможно только в случаях, предусмотренных в § 7 п. 1 лит. с) Закона.
Сообщение может быть подано в следующем виде:
a) в письменной форме (на бумажном носителе), с отправкой на почтовый адрес Компании: třída Tomáše Bati 385, 763 02 Zlín,
b) в устной форме в рамках личной встречи с компетентным лицом (уполномоченным лицом);
c) в комбинированной форме, т. е. в письменном и устном виде.
Информатор обязан в сообщении идентифицировать себя, указав свое имя, фамилию, дату рождения и контактный адрес (почтовый или электронный адрес), или указать иные идентификационные данные, на основании которых можно установить его личность. Допускается непредоставление данных, указанных в предыдущем предложении, если сообщение было подано лицом, личность которого известна компетентному лицу. Анонимные сообщения Компанией игнорируются.
3.4. Компетентное лицо
Компетентное лицо (или далее по тексту также "уполномоченное лицо") — физическое лицо, обладающее безупречной репутацией, достигшее совершеннолетия и полностью дееспособное (§ 10 Закона), которое является независимым и не имеющим конфликта интересов, отвечающее за обеспечение и реализацию мер в соответствии с Законом. Компания допускает наличие нескольких уполномоченных лиц из соображений взаимозаменяемости и защиты прав информаторов.
Уполномоченное лицо обязано:
a) принять сообщение;
b) выдать информатору подтверждение о принятии сообщения, а именно в течение 7 дней с момента принятия сообщения (за исключением случаев: (i) когда информатор не желает этого или (ii) когда это может привести к раскрытию личности информатора);
c) при необходимости связаться с информатором для уточнения и проверки информации, которая содержится в сообщении;
d) расследовать сообщение;
e) подать руководству Компании предложение о принятии внутренних мер;
f) уведомить информатора о рассмотрении сообщения в течение 30 дней с момента принятия сообщения. В сложных с фактической или юридической точки зрения случаях этот срок может быть продлен на 30 дней, но не более чем в два раза. О продлении срока информатор должен быть уведомлен в письменном виде.
g) предпринять последующие внешние меры со стороны Компании, такие как подача заявления о совершении правонарушения, заявления о возбуждении уголовного дела;
h) вести соответствующую документацию, в частности, обеспечить ведение и хранение
- записей о поданных сообщениях и
- записей о проведенных внутренних расследованиях;
(ch) соблюдать конфиденциальность в отношении сообщений и информатора, а также касательно фактов, установленных в ходе осуществления деятельности, в том числе после прекращения такой деятельности;
i) обрабатывать персональные данные в соответствии с Общим регламентом ЕС по защите данных (GDPR);
j) действовать беспристрастно.
4 РЕГИСТРАЦИЯ СООБЩЕНИЙ
Уполномоченное лицо обязано вести электронную регистрацию сообщений, которая предусматривает внесение:
a) даты принятия сообщения;
b) фамилии, имени, даты рождения и контактного адреса информатора или иных данных, на основании которых можно установить личность информатора;
c) краткого изложения содержания сообщения и идентификационных данных лица, в отношении которого было подано сообщение, если уполномоченному лицу известна его личность;
d) даты завершения оценки обоснованности сообщения и результата.
Срок хранения информации составляет 5 лет с момента принятия сообщения. Доступ к регистрационным записям предоставляется только уполномоченному лицу.
5 ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение № 1 Назначение уполномоченного лица и контакты
6 СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Директива (ЕС) 2019/1937 Европейского парламента и Совета от 23.10.2019 года о защите лиц, сообщающих о нарушениях законодательства Евросоюза.
7 ВСТУПЛЕНИЕ В СИЛУ
Настоящая инструкция вступает в силу с 01.08.2023.
Приложение № 1 Назначение уполномоченного лица и контакты
Уполномоченным лицом Компании является:
Бакалавр Павла Полашкова, e-mail: whistleblowing@vitar.cz